Wat is een CRM-systeem? Alles wat je moet weten als ondernemer

‍

Wat is een CRM-systeem?

CRM staat voor Customer Relationship Management. Het is software die bedrijven helpt bij het beheren van klantinformatie en het optimaliseren van klantrelaties. Denk aan een centrale plek waar je alle gegevens over je klanten opslaat: contactinformatie, eerdere aankopen, interacties en zelfs voorkeuren.

Met een CRM-systeem kun je jouw klanten beter begrijpen en effectiever inspelen op hun behoeften. Dit stelt bedrijven in staat om klantgericht te werken, wat de klanttevredenheid en loyaliteit vergroot. Bovendien helpt het je om verkoopkansen beter te benutten en de klantervaring (customer journey) continu te verbeteren.

Een concreet voorbeeld:

Stel dat je een groothandel runt en een vaste klant belt met een vraag over een eerdere bestelling. Met een CRM-systeem kun je direct zien wat deze klant eerder heeft besteld, welke contactmomenten er zijn geweest en of er nog openstaande offertes of problemen zijn. Dit bespaart tijd en maakt je dienstverlening persoonlijker en professioneler.

‍

Waarom kiezen voor een CRM-systeem?

Een CRM-systeem biedt tal van voordelen die je organisatie helpen groeien en professionaliseren.

1. ‍Betere klantrelaties
   Met een CRM kun je klanten persoonlijker benaderen. Je hebt direct inzicht in hun behoeften en historie, waardoor je beter kunt inspelen op hun verwachtingen. Dit verhoogt de kans op herhalingsaankopen en langdurige klantrelaties.‍
2. Verbetering van de klantreis
   Met een CRM breng je de volledige klantreis in kaart. Van de eerste kennismaking tot een herhaalaankoop: je ziet precies waar verbeteringen nodig zijn. Door beter aan te sluiten op de behoeften van de klant, vergroot je hun tevredenheid en vertrouwen in jouw bedrijf.
3. Meer omzet
   Bedrijven die een CRM gebruiken, zien vaak een stijging in omzet. Door beter inzicht in klantgedrag kun je gericht inspelen op verkoopkansen, nieuwe klanten aantrekken en bestaande klanten meer bieden. Dit maakt een CRM een krachtig groeimiddel.
4. Efficiëntie in processen
   Veel handmatige taken, zoals het bijhouden van klantinformatie of het opvolgen van leads, worden geautomatiseerd. Dit bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook fouten en dubbel werk.
5. Verbeterde samenwerking
   Een CRM-systeem fungeert als een gedeelde database. Alle teamleden hebben toegang tot dezelfde actuele informatie, wat de samenwerking en communicatie binnen je organisatie verbetert.

Hoewel de voordelen groot zijn, zijn er ook uitdagingen. Implementatie kan tijd en geld kosten, vooral als je team gewend is om zonder een dergelijk systeem te werken. Maar met de juiste aanpak is de investering vrijwel altijd de moeite waard.

‍

Waarom werken sommige ondernemers nog niet met een CRM?

Voor veel kleinere ondernemers voelt het gebruik van een CRM-systeem nog niet als een prioriteit. Ze houden klantinformatie vaak bij in Excel, in e-mails of zelfs op papier. Dit is begrijpelijk, want in de beginfase van een bedrijf lijkt dat voldoende.

Daarnaast denken sommige ondernemers dat een CRM-systeem te duur of ingewikkeld is, of dat het alleen geschikt is voor grote bedrijven. Dit zijn echter misverstanden. Tegenwoordig zijn er gebruiksvriendelijke en betaalbare CRM-oplossingen speciaal voor MKB-bedrijven. Het is belangrijk om te weten dat een CRM niet alleen tijd bespaart, maar ook helpt om sales- en klantprocessen te professionaliseren. De groei en professionaliteit die je hiermee bereikt, wegen ruimschoots op tegen de investering.

‍

Voor wie is een CRM-systeem bedoeld?

CRM-systemen zijn breed inzetbaar, maar vooral geschikt voor bedrijven die regelmatig klantinteracties hebben en een goed overzicht willen behouden. Denk aan:

• Groothandels: Om klanten en leveranciers overzichtelijk te beheren.
• Zakelijke dienstverleners: Voor efficiënte communicatie met klanten en prospects.
• Detailhandel en e-commerce: Om klantgedrag te analyseren en gerichte marketingcampagnes op te zetten.
• Bouw en installatiebedrijven: Voor het beheren van projectinformatie en het bijhouden van klantcommunicatie.

Voor MKB-bedrijven is een CRM-systeem bijzonder relevant. Het biedt hen dezelfde professionele tools als grote bedrijven, maar vaak tegen lagere kosten en met eenvoudiger gebruik.

‍

Wat kun je doen met een CRM-systeem?

De mogelijkheden van een CRM-systeem zijn breed. Hier zijn de belangrijkste functionaliteiten die voor jouw bedrijf waardevol kunnen zijn:

1. ‍Contactbeheer
   Alle klantinformatie wordt centraal opgeslagen, inclusief telefoonnummers, e-mailadressen en eerdere interacties. Dit maakt het eenvoudiger om klanten snel en professioneel te helpen.
2. Sales-pijplijn
   Volg het verkoopproces van lead tot klant. Met duidelijke pijplijnen zie je in één oogopslag welke leads prioriteit hebben en welke deals bijna rond zijn.
3. Marketingautomatisering
   Stuur gepersonaliseerde e-mails, volg klantgedrag op je website en analyseer de effectiviteit van campagnes. Dit helpt je om gericht te communiceren en leads sneller om te zetten in klanten.
4. Rapportages en analyses
   Ontvang realtime inzichten in verkoopcijfers, klanttevredenheid en andere KPI's. Dit helpt je om knelpunten te identificeren en verbeteringen door te voeren.
5. Integratie met andere systemen
   Verbind je CRM met boekhoudsoftware, e-mailtools en andere systemen om processen te stroomlijnen. Denk bijvoorbeeld aan integraties met Exact, Outlook of Mailchimp.

‍

CRM-systemen: Wat is het verschil tussen cloud-gebaseerd en lokaal geïnstalleerd?

Bij het kiezen van CRM software sta je vaak voor de keuze tussen een cloud-gebaseerde oplossing en een lokaal geïnstalleerde variant. Beide hebben hun eigen voordelen en beperkingen.

Cloud-gebaseerde CRM-systemen

Deze systemen worden via internet aangeboden en vereisen geen installatie op eigen servers. Voorbeelden zijn HubSpot CRM en Zoho CRM.

Voordelen:

• Toegang vanaf elke locatie.
• Geen dure hardware-investeringen.
• Automatische updates en schaalbaarheid.

Nadelen:

• Afhankelijk van een internetverbinding.
• Mogelijk hogere maandelijkse kosten.

Lokaal geïnstalleerde CRM-systemen

Dit zijn systemen die op je eigen servers draaien, zoals sommige pakketten van Exact.

Voordelen:

• Meer controle over data en beveiliging.
• Geen terugkerende abonnementskosten.

Nadelen:

• Hogere initiële investering in hardware en installatie.
• Minder flexibel bij groei.

Er zijn nog veel andere factoren waarop je kunt vergelijken. Lees meer in ons artikel en kies het beste CRM systeem voor jouw bedrijf.

Conclusie: waarom een CRM-systeem het verschil maakt

Een CRM-systeem helpt je om klantrelaties te verbeteren, processen te professionaliseren en je organisatie verder te laten groeien. Het biedt niet alleen inzicht en beheer van klantrelaties, maar zorgt ook voor een betere aansluiting tussen jouw aanbod en de behoeften van je klanten. Dit leidt uiteindelijk tot hogere omzet en sterkere klantrelaties.

Wil je weten welk CRM-systeem het beste bij jouw organisatie past? Neem contact op met onze onafhankelijke IT-expert(s) en ontdek de mogelijkheden.

‍