ERP-systeem implementeren? Vermijd deze 7 valkuilen

‍

Waarom een succesvolle ERP-implementatie belangrijk is

Een ERP-systeem integreert alle kernprocessen van je bedrijf, zoals financiën, voorraadbeheer, HR en verkoop. Dit betekent dat fouten tijdens de implementatie verstrekkende gevolgen kunnen hebben: van inefficiënte processen tot frustraties bij medewerkers en klanten.

Met een goede voorbereiding en duidelijke doelen kun je deze risico’s minimaliseren en zorgen dat jouw ERP-systeem vanaf dag één toegevoegde waarde biedt.

De 7 valkuilen die we behandelen:

1. Onvoldoende voorbereiding.
2. Geen duidelijke doelen stellen.
3. Verkeerde systeemkeuze.
4. Gebrek aan betrokkenheid van medewerkers en management.
5. Onrealistische tijdslijnen.
6. Gebrek aan training.
7. Geen nazorg na implementatie.

‍

Valkuil 1: Onvoldoende voorbereiding

Een succesvolle ERP-implementatie begint met een duidelijke visie en een gedetailleerd plan. Veel bedrijven onderschatten de complexiteit van een ERP-project, wat leidt tot onverwachte obstakels en kosten.

Hoe dit te voorkomen:

• Formuleer een visie en strategie: Zorg dat het managementteam een heldere visie voor de komende 5-7 jaar heeft. Hoe moet het bedrijf eruitzien, en welke rol speelt een ERP-systeem hierin?
• Analyseer huidige processen: Breng in kaart welke processen verbeterd moeten worden en waarom.
• Maak een implementatieplan: Definieer duidelijke stappen, verantwoordelijkheden en deadlines. Betrek het management team om prioriteiten te bepalen.
• Betrek een onafhankelijke adviseur: Een expert kan je helpen om de voorbereiding gestructureerd aan te pakken en valkuilen te vermijden.

Een heldere voorbereiding vormt het fundament voor een succesvolle implementatie en voorkomt verrassingen onderweg. Lees hier meer over wat een ERP systeem is.

‍

Valkuil 2: Geen duidelijke doelen stellen

Veel ERP-implementaties mislukken omdat er geen helder beeld is van wat het systeem moet bereiken. Dit leidt tot verkeerde prioriteiten, frustratie en uiteindelijk teleurstelling over de resultaten.

Hoe dit te voorkomen:

• Stem doelen af op de bedrijfsstrategie: Zorg dat de ERP-doelen aansluiten bij de bedrijfsstrategie en bedrijfsdoelstellingen. Dit zorgt voor focus en consistentie.
• Definieer KPI’s: Meetbare indicatoren zoals "30% snellere orderverwerking" helpen je om de voortgang en het succes van de implementatie te bewaken.
• Communiceer doelen helder: Iedereen, van het management tot de gebruikers, moet begrijpen waarom het systeem wordt geïmplementeerd en wat het moet opleveren.

Wanneer je doelen afstemt op de strategie van het bedrijf, weet iedereen binnen de organisatie wat het uiteindelijke doel is en hoe hun werk daaraan bijdraagt.

‍

Valkuil 3: Verkeerde systeemkeuze

Het kiezen van een ERP-systeem dat niet aansluit bij de behoeften van jouw organisatie kan leiden tot hoge kosten en ontevreden gebruikers.

Hoe dit te voorkomen:

• Beoordeel bedrijfsbehoeften samen: Betrek zowel het team als het management bij het in kaart brengen van de behoeften. Medewerkers kennen de dagelijkse processen, terwijl het management de strategische richting bepaalt.
• Maak een lijst van must-have en nice-to-have functionaliteiten: Denk hierbij aan essentiële onderdelen zoals voorraadbeheer of boekhouding, en aanvullende opties zoals CRM of HR-modules. Dit helpt bij het vergelijken van systemen en voorkomt dat je betaalt voor functies die je niet nodig hebt.
• Vergelijk meerdere systemen: Overweeg zowel cloud- als on-premise-opties en vraag demo’s aan. Maak een shortlist van systemen die aansluiten op je doelen.
• Betrek een onafhankelijk adviseur: Een expert kan objectieve input geven en voorkomen dat je kiest op basis van marketingbeloften.

Een onafhankelijk adviesproces, waarin iedereen wordt betrokken, helpt om een systeem te kiezen dat zowel strategisch als operationeel effectief is. Zo kies je het beste ERP systeem.

‍

Valkuil 4: Gebrek aan betrokkenheid van medewerkers en management

Weerstand bij medewerkers én een gebrek aan betrokkenheid van het managementteam zijn veelvoorkomende oorzaken van mislukte ERP-implementaties. Medewerkers kunnen onzeker of sceptisch zijn over het nieuwe systeem, terwijl management soms onvoldoende prioriteit geeft aan het project. Beide groepen spelen echter een cruciale rol in het succes van de implementatie.

Hoe dit te voorkomen:

• Communiceer de voordelen: Leg uit hoe het ERP-systeem niet alleen het werk van medewerkers makkelijker maakt, maar ook bijdraagt aan de strategische doelen van het bedrijf.
• Betrek medewerkers én management vroeg: Vraag om input tijdens de selectie en implementatiefase. Medewerkers begrijpen de dagelijkse processen, terwijl management de visie en prioriteiten bepaalt.
• Wijs interne ambassadeurs aan: Kies sleutelfiguren binnen het team en het management die als voorbeeld dienen en anderen motiveren.
• Creëer transparantie: Laat het managementteam zichtbaar betrokken zijn bij het project en regelmatig updates delen met het personeel.

Door betrokkenheid op alle niveaus te organiseren, creëer je een positieve dynamiek die bijdraagt aan een succesvolle implementatie.

‍

Valkuil 5: Onrealistische tijdslijnen

Veel bedrijven onderschatten de tijd die nodig is om een ERP-systeem succesvol te implementeren. Dit leidt tot haastige beslissingen, gemiste deadlines en frustratie bij het team.

Hoe dit te voorkomen:

• Weet wat een realistische doorlooptijd is: Een gemiddeld ERP-traject duurt tussen de 6 en 18 maanden, afhankelijk van de omvang van het bedrijf en de complexiteit van de processen. Een klein bedrijf kan sneller live zijn, terwijl grotere bedrijven met complexe systemen meer tijd nodig hebben.
• Werk in fasen: Begin met de belangrijkste modules en breid later uit. Dit maakt het project behapbaar.
• Zorg voor voldoende resources: Toewijs een projectteam dat volledig aan de implementatie kan werken, en zorg dat management ondersteuning biedt door obstakels weg te nemen.

Een realistische planning helpt niet alleen het team, maar ook het management om verwachtingen te managen en prioriteiten te stellen.

‍

Valkuil 6: Gebrek aan training

Een goed ERP-systeem is nutteloos als gebruikers niet weten hoe ze het moeten gebruiken. Onvoldoende training leidt tot fouten en frustratie.

Hoe dit te voorkomen:

• Plan uitgebreide trainingen voor alle lagen: Medewerkers moeten de praktische kant begrijpen, terwijl management inzicht nodig heeft in hoe ze data kunnen gebruiken voor strategische beslissingen.
• Stel trainingsmateriaal beschikbaar: Denk aan handleidingen, video’s en een centraal aanspreekpunt voor vragen.
• Plan opfristrainingen: Voor nieuwe medewerkers of bij grote updates.

Met gerichte training op maat, afgestemd op zowel operationele gebruikers als management, wordt het ERP-systeem optimaal benut.

‍

Valkuil 7: Geen nazorg na implementatie

Het implementeren van een ERP-systeem stopt niet na de livegang. Zonder doorlopende ondersteuning kunnen problemen ontstaan en blijft het systeem onderbenut.

Hoe dit te voorkomen:

• Plan regelmatige evaluaties: Laat een onafhankelijk expert, zoals Proposo, periodiek evalueren of het systeem optimaal presteert en of er ruimte is voor verbeteringen.
• Zorg voor een supportplan: Zorg dat gebruikers snel hulp kunnen krijgen bij vragen of problemen.
• Blijf verbeteren: Gebruik feedback van medewerkers en management om het systeem verder te optimaliseren.

Door nazorg serieus te nemen en een expert te betrekken bij periodieke evaluaties, houd je het systeem relevant en effectief.

Conclusie

Het implementeren van een ERP-systeem is een complex proces, maar met de juiste aanpak kun je de kans op succes aanzienlijk vergroten. Vermijd veelvoorkomende valkuilen zoals onvoldoende voorbereiding, gebrek aan training of het kiezen van het verkeerde systeem.

De 7 valkuilen in een oogopslag:

1. Onvoldoende voorbereiding.
2. Geen duidelijke doelen.
3. Verkeerde systeemkeuze.
4. Gebrek aan betrokkenheid van medewerkers en management.
5. Onrealistische tijdslijnen.
6. Gebrek aan training.
7. Geen nazorg na implementatie.

Hulp nodig bij een ERP-implementatie? Neem contact op met Proposo. Samen zorgen we voor een soepele implementatie en blijvend resultaat.

‍